مقدمه
در سازمان‌های امروزی، داشتن ساختار حکمرانی واضح و منسجم نقش مهمی در موفقیت و پایداری سازمان دارد. نبود شفافیت در نقش‌ها، مسئولیت‌ها و فرآیندهای تصمیم‌گیری، خطر ناکامی و کاهش کارایی را به همراه دارد.
این راهنما به شما کمک می‌کند تا با درک وضعیت فعلی سازمان خود، ساختار حکمرانی متناسب با سطح بلوغ و نیازهای آن را طراحی کنید.
در این مسیر، از روش «اگر/آنگاه» If/Then برای تعیین راهکارهای مناسب در هر مرحله استفاده شده است، تا بتوانید بهترین تصمیم‌ها را در زمان مناسب اتخاذ کنید.
هدف نهایی، ایجاد محیطی شفاف، پاسخگو و کارآمد است که بتواند مسیر تحقق اهداف سازمان را تسهیل کند.
1.تحلیل نیاز به حکمرانی
اگر سازمان فاقد شفافیت در تصمیم‌گیری، مالکیت وظایف و پاسخگویی است،
آنگاه باید مدل حکمرانی برای تعیین نقش‌ها، مسئولیت‌ها و مکانیسم‌های کنترل طراحی شود.
با مشتری شروع کنید - بفهمید چه می‌خواهد و آن را به او بدهید.
2.تعیین سطح بلوغ و نوع سازمان
- اگر سازمان کوچک و متمرکز است،
آنگاه ساختار حکمرانی می‌تواند ساده، با تمرکز بر مدیرعامل و هیئت اجرایی باشد. - اگر سازمان بزرگ، چندشرکتی یا دارای پروژه‌های متنوع است،
آنگاه باید ساختار چندلایه شامل هیئت‌مدیره، کمیته‌های تخصصی، و RACI توسعه یابد.
3. شناسایی ذی‌نفعان اصلی و روابط تصمیم‌گیری
• اگر چند شریک یا سرمایه‌گذار اصلی دارید،
آنگاه ساختار هیئت امناء یا هیئت‌مدیره فعال با جلسات منظم و گزارش‌گیری نیاز است.
• اگر فقط یک مالک اصلی دارد،
آنگاه حکمرانی باید روی ساختار پاسخگویی مدیران و عملکرد واحدها متمرکز شود.
4.تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها (RACI)
اگر وظایف در سازمان پراکنده یا مبهم است،
آنگاه یک ماتریس RACI طراحی کنید تا مشخص شود:
- چه کسی مسئول (Responsible)
- چه کسی پاسخگو (Accountable)
- چه کسانی مشاور (Consulted)
- چه کسانی مطلع (Informed) هستند
5. تعیین مکانیزم‌های نظارتی و کنترلی
• اگر سازمان پروژه‌محور است،
آنگاه کنترل پروژه، گزارش‌گیری مرحله‌ای و کمیته‌های فنی ضروری است.
• اگر سازمان فرآیندمحور یا خدماتی است،
آنگاه تمرکز باید بر پایش عملکرد واحدها، SLA و شاخص‌های کیفیت باشد.
6. انتخاب ابزارهای حکمرانی دیجیتال
• اگر سازمان از ابزار دیجیتال استفاده نمی‌کند،
آنگاه باید سامانه‌ای مانند MeeTUD + Pamika + Odoo برای مدیریت جلسات، مصوبات، گردش کار و ردیابی تصمیمات پیاده‌سازی شود.
• اگر ابزارهای پراکنده استفاده می‌شود،
آنگاه نیاز به یکپارچه‌سازی داده‌ها و کنترل دسترسی‌ها وجود دارد.
7. تعریف چارچوب جلسات رسمی (Meeting Governance)
• اگر تصمیمات به‌درستی مستندسازی نمی‌شوند،
آنگاه باید ساختار زیر را تعریف کنید:
• چه جلساتی برگزار می‌شود (هیئت‌مدیره، کمیته مالی، کمیته فنی…)
• با چه چرخه‌ای؟
• چه گزارشی باید ارائه شود؟
• چه تصمیماتی باید ثبت و پیگیری شوند؟
8. طراحی نظام کنترل داخلی و ارزیابی عملکرد
• اگر سازمان فاقد ممیزی داخلی است،
آنگاه باید فرآیندهایی برای کنترل انطباق، مدیریت ریسک، حسابرسی داخلی و پایش اخلاق سازمانی ایجاد شود.
• اگر عملکرد کارکنان شفاف نیست،
آنگاه ارزیابی عملکرد مبتنی بر OKR/KPI تعریف شود.
9. توسعه سیاست‌های سازمانی (Governance Policies)
اگر دستورالعمل‌ها و سیاست‌های مدون وجود ندارد،
آنگاه باید سیاست‌های کلیدی مانند:
- مدیریت ریسک
- حریم خصوصی و امنیت داده
- مسئولیت‌های اجتماعی و زیست‌محیطی
- تضاد منافع
- انتخاب تأمین‌کننده‌ها و مناقصات
تدوین و ابلاغ شوند.
10. ارزیابی بلوغ حکمرانی و بهبود مستمر
اگر ساختار طراحی شد،
آنگاه باید هر 6 تا 12 ماه با استفاده از مدل بلوغ حکمرانی (Governance Maturity Model) ارزیابی شود و برنامه ى بهبود تدوين گردد.
بیایید با هم به آینده‌ای روشن‌تر قدم بگذاریم
با انتخاب اتود، شما تنها یک مشاور نخواهید داشت بلکه شریک تجاری خواهید داشت که به شما کمک می‌کند تا در دنیای دیجیتال به موفقیت‌های چشم‌گیری دست یابید. برای مشاوره رایگان و اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید و گام اول را به سوی تحولی بی‌نظیر بردارید.